Jednym z etapów procesu certyfikacji wyrobu jest ocena systemu jakości dystrybutora, co realizowane jest poprzez przeprowadzenie kontroli warunków technicznych i organizacyjnych do prowadzenia stabilnej dystrybucji. Kontrolę taką, po złożeniu przez dystrybutora wniosku o certyfikację, przeprowadza upoważniony pracownik Instytutu Transportu Samochodowego. Termin kontroli uzgadniany jest z dystrybutorem.

Uwagi ogólne:

• Dystrybutor zgłaszając wyrób do certyfikacji w Zakładzie Certyfikacji, Normalizacji i Jakości ITS otrzymuje wstępny kwestionariusz z pytaniami, dotyczący jego zakładu, na które powinien w formie pisemnej odpowiedzieć, składając tę odpowiedź wraz z wnioskiem o certyfikację wyrobu. Treść wstępnego kwestionariusza jest podstawą przyszłej kontroli warunków technicznych i organizacyjnych, która jednakże w stosunku do treści tego kwestionariusza będzie miała nieco rozszerzony zakres.
• Upoważniony do kontroli pracownik ITS ma prawo do skontrolowania wszelkich dokumentów, w tym umów, magazynów, wyposażenia, izb pomiarowych, środków transportu itd. związanych lub mających jakikolwiek wpływ na dystrybucję i rozprowadzanie w Polsce wyrobu zgłoszonego do certyfikacji.
• Kontrolowany Zakład zapewni kontrolującemu pracownika kompetentnego w zakresie udzielania wszelkich wyjaśnień dotyczących spraw związanych z certyfikowanym wyrobem. Pracownik ten powinien być obecny przy kontroli przez cały czas jej trwania.
• Pożądane jest, aby kontrolowany przygotowany był organizacyjnie i technicznie do kontroli, zgodnie z zagadnieniami podanymi we wstępnym kwestionariuszu, co pozwoli na sprawne przeprowadzenie kontroli.
• Pracownik kontrolujący zobowiązany jest do zachowania poufności w zakresie wszystkich spraw związanych z przeprowadzaną przez niego kontrola. Zgodnie z procedura, wyniki kontroli są udostępniane jedynie upoważnionym pracownikom jednostki certyfikującej ITS, bezpośrednio zaangażowanym w certyfikacje danego wyrobu, którzy stosownymi procedurami są również zobowiązani do zachowania poufności w zakresie wyników kontroli.
• Kontrolujący w czasie kontroli wypełnia przygotowany uprzednio specjalny kwestionariusz, w którym odnotowuje wszelkie uwagi i spostrzeżenia.

W stopce strony znajdują się zagadnienia podlegające kontroli.