Instytut Transportu Samochodowego z siedzibą w Warszawie planuje udzielenie zamówienia publicznego, którego wartość nie przekracza kwoty 30 000 Euro, a którego przedmiotem jest wykonanie usługi polegającej na organizacji 20 stacjonarnych szkoleń zawodowych dla 300 osób kluczowej kadry przedsiębiorstw transportowych do projektu pt.: „Wdrożenie telematyki ekologicznej w 100 przedsiębiorstwach” współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. Przedmiotowe postępowanie zostanie przeprowadzone zgodnie z art. 4  pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych (bez zastosowania przepisów ustawy) oraz zgodnie z wewnętrznymi regulacjami Instytutu, w trybie zapytania ofertowego.

W związku z powyższym prosimy o przedstawienie oferty spełniającej wymagania określone w opisie przedmiotu zamówienia, który został załączony do niniejszej wiadomości.

Okres obowiązywania umowy do zakończenia projektu.

Proszę o podanie całkowitej wartości umowy brutto ( z podatkiem od towarów i usług ). Wykonawca otrzyma wynagrodzenie po dostarczeniu przedmiotu zamówienia.

Oferty prosimy składać na adres sylwia.mielczarek@its.waw.pl do dnia 18.07.2014 r.

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem postępowania o udzielenie zamówienia jest wykonanie usługi polegającej na organizacji stacjonarnych szkoleń zawodowych dla kadry przedsiębiorstw transportowych.

Usługa jest realizowana w ramach projektu „Wdrożenie telematyki ekologicznej w 100 przedsiębiorstwach”, współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet II Rozwój zasobów ludzkich i potencjału adaptacyjnego przedsiębiorstw oraz poprawa stanu zdrowia osób pracujących, Działanie 2.1 Rozwój kadr nowoczesnej gospodarki, Poddziałanie 2.1.1 Rozwój kapitału ludzkiego w przedsiębiorstwach

1.   Cel projektu

Celem projektu jest wdrożenie telematyki ekologicznej w 100 przedsiębiorstwach transportowych poprzez opracowanie indywidualnych planów wdrożenia działań proekologicznych w wyniku podniesienia kwalifikacji 300 osób kluczowej kadry przedsiębiorstw transportowych. Bez udzielonej pomocy publicznej projekt nie zostanie zrealizowany w danej formie ani zakresie. Do udziału w szkoleniu wyłonionych będzie 300 osób z terenu całej Polski. Szkolenia będą organizowane począwszy od września 2014 roku oraz zostaną zakończone w październiku 2014 roku.

2. Zadaniem Wykonawcy jest organizacja szkoleń stacjonarnych, w tym:

a)      sale wykładowe – zapewniające każdemu uczestnikowi miejsce siedzące wraz z pulpitem, bądź miejsce przy stole;

b)      sprzęt audiowizualny – sala musi być wyposażona w nowoczesny sprzęt elektroniczny, tzn. komputer lub laptop podłączony z projektorem multimedialnym lub rzutnikiem, ekran, mikrofon dla prowadzącego wraz z odpowiednim nagłośnieniem;

c)      catering – zapewnienie obiadu (minimum 1 danie gorące, deser, napój ciepły lub zimny do wyboru) dla wszystkich uczestników i wykładowców oraz przygotowanie przerw kawowych (woda mineralna, soki owocowe, kawa, herbata, ciastka kruche) we wszystkich przerwach w trakcie szkolenia;.

d)      przygotowanie i prowadzenie sekretariatu szkolenia zgodnie z pkt 5 niniejszego opisu;

e)      informacja i promocja zgodnie z pkt 6 niniejszego opisu;

f)       inne zadania wymienione we wzorze umowy, stanowiącym załącznik nr 2 do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ).

1. Wymagania ogólne szkolenia stacjonarnego:

a)      W szkoleniu weźmie udział 15 uczestników (20 szkoleń),

b)      Szkolenie potrwa 8 godzin lekcyjnych (po 45 min. każda),

c)      W trakcie szkolenia przygotowane zostaną dwie przerwy kawowe, jedna przerwa obiadowa,

d)      Szkolenia zorganizowane zostaną do końca października 2014 roku.

4. Wymagania techniczne szkolenia stacjonarnego:

a)      Szkolenie zorganizowane zostanie w 3 województwach, zgodnie z Harmonogramem szkoleń,

b)      Szkolenie zorganizowane zostanie w miejscu dostępnym dla wszystkich uczestników, umożliwiającym dojazd komunikacją miejską oraz posiadającym dostęp do miejsc parkingowych,

c)      Szkolenie zorganizowane zostanie w pomieszczeniach spełniających następujące wymagania:

      - pojemność sali do 20 osób (miejsca siedzące przy stołach lub krzesełka z pulpitem),

      - wyposażenie sali w sprzęt multimedialny do prezentacji (rzutnik, komputer przenośny, ekran) oraz system nagłośnieniowy (mikrofony przewodowe i bezprzewodowe); wyposażenie sali w flipchart oraz markery w rożnych kolorach,

      - wydzielone pomieszczenie w pobliżu sali lub w Sali szkoleniowej na zorganizowanie cateringu dla maksymalnie 20 osób jednorazowo,

- sale wykładowe i wszelkie inne pomieszczenia, z których korzystają uczestnicy w związku z prowadzonymi szkoleniami będą spełniały wymagania w zakresie BHP i ochrony przeciwpożarowej.

5. Sekretariat szkolenia:

a)      Wykonawca zorganizuje na miejscu szkolenia sekretariat oraz zapewni co najmniej jedną osobę do jego obsługi.

b)      Zadaniem sekretariatu będzie wydawanie przekazanych przez Zamawiającego materiałów szkoleniowych, ewidencjonowanie uczestników na liście obecności, potwierdzanie delegacji służbowych, informowanie uczestników o przebiegu szkolenia oraz prowadzenie innych spraw organizacyjnych w tym organizowanie cateringu podczas przerw między wykładami.

c)      Po zakończeniu szkolenia Wykonawca wręczy reprezentantom przedsiębiorstw przekazane przez Zamawiającego certyfikaty udziału przedsiębiorstwa w szkoleniu oraz zaświadczenia dokumentujące złożenie przez uczestnika szkolenia egzaminu z wynikiem pozytywnym.

d)      Wykonawca dołączy przekazaną przez Zamawiającego ankietę ewaluacyjną do materiałów szkoleniowych oraz przygotuje personel sekretariatu szkolenia do efektywnego zebrania ankiet od uczestników. Wykonawca zobowiąże się do przekazania wszystkim uczestnikom ankiet ewaluacyjnych i pozyskania wypełnionych ankiet ewaluacyjnych od wszystkich uczestników szkoleń (przy wydawaniu zaświadczeń).

6. Informacja i promocja w ramach szkolenia:

a)      Wykonawca właściwie oznaczy miejsca szkoleń za pomocą materiałów promocyjnych dostarczonych przez Zamawiającego. Za właściwe  uważać się będzie oznaczenie gwarantujące bezproblemowe dotarcie uczestników do sali szkoleniowej.

b)      Wykonawca zapewni wizualizacje szkolenia zgodnie z dokumentem „Księga beneficjenta – Księga wzorów materiałów promocyjno-informacyjnych Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013”, które są dostępne pod adresem www.parp.gov.pl oraz www.efs.gov.pl.

c)      Wszystkie materiały spotkania zostaną opatrzone logo PO KL, PARP, ITS oraz Unii Europejskiej, a także napisem „Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”. Wykonawca zobowiązany jest do informowania, że szkolenie organizowane jest z udziałem środków finansowych pochodzących z Unii Europejskiej.

7. Harmonogram szkoleń:

a)      Najpóźniej do 7 dni od dnia podpisania umowy Wykonawca przedstawi Zamawiającemu uzupełniony Harmonogram szkoleń w zakresie lokalizacji, a także wskaże skład personalny zespołu odpowiedzialnego za organizacje szkolenia wraz z danymi pozwalającymi na bezpośrednią komunikacje (telefon, e-mail).

b)      Zamawiający wyznaczy swojego przedstawiciela, z którym Wykonawca będzie konsultował realizacje poszczególnych szkoleń. Przedstawiciel Zamawiającego upoważniony będzie do zatwierdzania zadań realizowanych przez Wykonawcę.

c)      Zamawiający przekaże Wykonawcy:

• listę uczestników danego szkolenia (zgodnie z Harmonogramem szkoleń) - w terminie 10 dni przed rozpoczęciem danego szkolenia,
• materiały szkoleniowe dla uczestników szkolenia – w terminie 7 dni przed rozpoczęciem danego szkolenia;
• certyfikaty dokumentujące udział przedsiębiorstwa w szkoleniu i zaświadczenia dokumentujące złożenie przez uczestnika szkolenia egzaminu z wynikiem pozytywnym – w terminie 7 dni od podpisania niniejszej umowy;
• inne materiały, tj.: wzory sprawozdań, wzór dziennika zajęć, materiały promocyjne – w terminie 7 dni od podpisania niniejszej umowy;
• wzór ankiety ewaluacyjnej dla uczestników szkolenia – w terminie 7 dni od podpisania niniejszej umowy;

d)      Wykonawca nie później niż na 10 dni przed rozpoczęciem danego szkolenia – wyśle Zamawiającemu informacje o tym szkoleniu (data, miejsce, godzina rozpoczęcia szkolenia oraz nazwa firmy cateringowej wraz z menu);

e)      Nie później niż w ciągu 10 dni po zakończeniu szkolenia Wykonawca przekaże Zamawiającemu pisemne sprawozdanie z realizacji szkolenia, do którego będą dołączone:

• dziennik zajęć zawierający m.in. listę obecności uczestników,
• ankiety ewaluacji szkolenia wypełnione przez uczestników,
• zdjęcia dokumentujące przebieg szkolenia na płycie CD/DVD,
• notatkę podsumowującą szkolenie do umieszczenia na stronach internetowych projektu w wersji elektronicznej;

8. Przetwarzanie danych osobowych:

Zgodnie z postanowieniami § 9 wzoru umowy, stanowiącego załącznik nr 2 do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ).

Załącznik nr 2 – Zakres danych osobowych powierzonych do przetwarzania;

         Zakres danych osobowych uczestników biorących udział w projektach realizowanych w ramach
Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

CZĘŚĆ PIERWSZA:

DANE INSTYTCJI OBJĘTYCH WSPARCIEM, W TYM ICH PRACOWNIKÓW

Dane wspólne

Dane instytucji, które otrzymują wsparcie w ramach EFS

Dane uczestników projektów (pracowników instytucji), którzy otrzymują wsparcie w ramach EFS

CZĘŚĆ DRUGA:

DANE OSÓB OBJETYCH WSPARCIEM, JAKO NIEPRACUJĄCE ORAZ PRACUJĄCE, KTÓRE UCZESTNICZĄ WE WSPARCIU Z WŁASNEJ INICJATYWY

Dane wspólne

Dane uczestników projektów, którzy otrzymują wsparcie w ramach EFS

Załącznik nr 3 do umowy: Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych

UPOWAŻNIENIE Nr …….
DO PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH W ZBIORZE PODSYSTEM MONITOROWANIA EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU SPOŁECZNEGO 2007

Z dniem [……………………………………………] r., na podstawie art. 37 w związku z art. 31 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.), upoważniam [……………………………………………………………………………………] do przetwarzania w zbiorze pod nazwą Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego 2007 danych osobowych uczestników projektu ………………………………………… [nazwa projektu].

Upoważnienie obowiązuje do dnia odwołania, nie później jednak niż do dnia
31 grudnia 2020 r. Upoważnienie wygasa z chwilą ustania Pana/Pani* zatrudnienia w ………………………………………………..

………………………………………………………
Czytelny podpis osoby reprezentującej Wykonawcę.

* niepotrzebne skreślić

Załącznik nr 4 do umowy: Wzór odwołania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych

ODWOŁANIE UPOWAŻNIENIA Nr ______
DO PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH W ZBIORZE PODSYSTEM MONITOROWANIA EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU SPOŁECZNEGO 2007

Z dniem [……………………………………………] r., na podstawie art. 37 w związku z art. 31 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.), odwołuję upoważnienie [……………………………………………………………………….] do przetwarzania w zbiorze Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego 2007 danych osobowych uczestników projektu …………………………………………… [nazwa projektu] w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.

………………………………………………………
Czytelny podpis osoby reprezentującej Wykonawcę.

Załącznik Nr 5 do umowy: Wzór ewidencji pracowników upoważnionych do przetwarzania danych osobowych

WYKAZ OSÓB UPOWAŻNIONYCH DO DOSTĘPU DO DANYCH OSOBOWYCH

Projekt „………………………………………………” - UDA-POKL.02.01.01-00-……/13

* wg. wskazania

Załącznik nr 6 – „Harmonogram szkoleń”.

Najkorzystniejsza oferta zostanie wybrana na podstawie kryterium ceny .

Centrum Zarządzania i Telematyki Transportu

Instytut Transportu Samochodowego

ul. Jagiellońska 80, 03-301 Warszawa

tel.  22 43 85 186

fax. 22 43 85 401

malgorzata.walendzik@its.waw.pl

[1] możliwe wartości: odczyt, dodawanie, modyfikacje, usuwanie